Contribution de Béatrice Guéguen. Workplace experience manager, Change & work place strategy, New ways of working at BNP Paribas Personal Finance.

Dans un premier temps…..

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Le retour sera une joie mais aussi une source d’angoisse pour les collaborateurs qui devront retourner au travail dans un contexte bien différent. Si les mesures sanitaires s’imposeront, la perception des espaces de travail va évoluer. La tâche des dirigeants est de proportionner des environnements sains conformément aux recommandations mais aussi de mettre au point une communication qui va rassurer pour encourager une reprise sereine et en confiance.

Beaucoup d‘entreprises ont fait le choix des open spaces, voire même la mise en place du Flex Office et la mutualisation des espaces, peut-être faudra-t-il en passer par une segmentation des espaces et réduire le flux des échanges sur les lieux de travail. « Retour en arrière » me direz-vous ? Peut-être pas. Les méthodes agiles, la transversalité et l’ensemble des nouvelles méthodes de travail peuvent en pâtir sur le court terme. Une stratégie adaptée tant au niveau du management que dans l’organisation des espaces pour ne pas casser la dynamique s’impose et une étroite collaboration entre 3 services se dessine : Les RH, les moyens généraux et l’IT. Les managers vont une nouvelle fois devoir être en première ligne pour expliquer comment re-travailler ensemble. Entre aujourd’hui et la reprise progressive , les services ont quelques semaines pour préparer la nouvelle organisation et l’expliquer.

Donnons un cas pratique : une entreprise pratique le flex office et mutualise les postes de travail, les salles de réunions sont en libre accès , les étages et les espaces sont ouverts et seules quelques équipes travaillent dans des espaces cloisonnés. Le Flex Office est stoppé par la gestion sanitaire. La solution immédiate est de mettre en place un télétravail efficace pour que chacun dispose d’un poste équipé et identifié mais aussi respecter les distances entre les personnes. Autres étapes, le cloisonnement des étages pour contrôler les flux , la gestion permanente de l’hygiène et du nettoyage. Si l’entreprise n’était pas stricte quant à l’utilisation des salles de réunion , il conviendra de repenser les normes d’utilisation et de traçabilité. Toutes ces questions s’imbriquent donc : quelle utilisation des espaces ?, quels flux ?, quel management ?, quelle communication ? quelle gestion IT ? quelle gestion sanitaire et sécuritaire ?

Ensuite, …

Si ces questions se posent pour la gestion des espaces à court terme , qu’en est-il des stratégies à moyen et long terme et des modifications substantielles de l’usage des espaces de travail, de la rentabilité des mètres carrés et la gestion des équipes ?  Il existe bien évidemment plusieurs cas de figures, mais parlons de la tendance pré- COVID. La plupart des entreprises cherchaient à réduire les surfaces et mutualiser les postes et les espaces, pour une double finalité :  réduire les couts et faire évoluer le management dans le but de mettre en place des nouvelles façons de travailler rentables et efficaces. Cette tendance va s’intensifier pour porter les efforts sur la qualité de vie au travail et la qualité du travail sur le lieu de vie. A mon sens, le lieu de travail sera plus orienté co-working (maximisation du temps en commun pour une meilleure productivité) priorisation du travail à la maison pour des travaux seuls ou qui sont compatibles avec des réunions virtuelles. 

Le champs des possibles est immense , on s’avance sur une ère de mutation sociologique au travail passionnante où le design des espaces et les concepts de « nouvelles nouvelles façons de travailler » n‘en sont qu’à leurs balbutiements. En bref, les perspectives que nous offre la période post COVID va certainement nous aider à réaliser des projets ou le centre est l’Humain.

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